For å få preferansetollavgift må vara ha opphav i eit avtaleland i samsvar med opphavsreglane i den aktuelle avtalen. Det skal vidare leggjast fram bevis for dette opphavet ved innførselen.
Anten du skriv ut ei opphavserklæring (fakturaerklæring) eller søkjer om å få skreve ut eit varesertifikat EUR.1, er du ansvarleg for å dokumentere at produkta faktisk oppfyller opphavsreglane. Dette må du kunne dokumentere både på utferdingstidspunktet og i ettertid dersom tollstyremaktene ønskjer ein etterkontroll av opphavsbeviset.
Du pliktar å oppbevare kopiar av utferda opphavsbevis og grunnlagsdokumentasjon for opphavsstatusen til varene i minst 3 år. Men vi gjer merksam på at du som eksportør i Noreg pliktar å oppbevare kopiar av utferda opphavsbevis og grunnlagsdokumentasjon for opphavsstatusen til varene i 5 år frå utgangen av det året deklarasjonen vart mottatt av tollstyremaktene. Det er vareførselsforskrifta § 7-5-2 som fastset denne utvida tida for oppbevaring i Noreg.
Ulike typar dokumentasjon
Bedriftene kan vere svært ulike når det gjeld storleik og rutinar, og om dei produserer sjølve. Kva dokumentasjon som skal til i det enkelte tilfelle vil difor variere.
Sidan fangsfartøyet er avgjerande for opphavet ved direktelanding, må det enkelte eksporterte varepartiet som hovudregel kunne følgjast bakover frå eksport til landing, gjennom alle ledd og prosessar i alle bedrifter vara har passert.
Det må liggje føre dokumentasjon for kvar prosess i kjeda. For at dokumentasjonen skal vere råd å etterprøve, må noko vere nedteikna anten elektronisk eller på papir.
Vanlege kjøps- og salsfakturaer kan vere nok dersom kjøp og sal lett kan "koplast saman". Dette kan også vere nok i ei produksjonsbedrift dersom ein aldri har same type opphavsvarer og tredjelandsvarer på lager samtidig. Sal og kjøp må då utvitydig kunne "koplast" på dato, mengd og art.
I alle prosessar
Det må kunne påvisast at firmaet held opphavsvarer og tredjelandsvarer kvar for seg, med mindre Tolletaten har gjeve løyve til bokføringsmessig åtskiljing.
Innkjøp
Innkjøp av norsk fisk/sjømat må dokumenterast ved til dømes ein setel for den enkelte leveringa (bryggjesetel eller sluttsetel), eller nasjonal leverandørerklæring. Den nasjonale leverandørerklæringa må ha klare referansar til aktuelle innkjøp. Ei nasjonal leverandørerklæring kan skrivast på faktura, eit fraktdokument, andre handelsdokument eller på eit særskilt brevpapir. Påførast erklæringa på andre dokument enn fakturaen, må det gjevast ein referanse til den eller dei aktuelle leveransane som er dekt av erklæringa, samstundes som det må være mogleg å identifisere varene.
I dei tilfella eksportøren er kjøpar i fyrste ledd og dei eksporterte varene er dei same som ved landinga (ikkje tilarbeidde), kan sluttsetel som har nasjonal leverandørerklæring nyttast som dokumentasjon for å utferde opphavsbevis. I alle andre tilfelle må eksportøren som hovudregel ha ei nasjonal leverandørerklæring frå sin norske leverandør.
Dersom vara ikkje er direkte levert av norsk fiskefartøy, skal det liggje føre eit varesertifikat EUR 1 eller ei fakturaerklæring som dokumentasjon av opphavet til fisk innført frå fartøy frå andre land, medrekna andre EØS-land.
Forhandlars kopling mellom kjøp og sal
Innkjøp må dokumenterast som nemnt i føregåande avsnitt. Vanlege kjøps- og salsfakturaer er ofte nok for ein forhandlar, dersom kjøp og sal lett kan "koplast saman" ved hjelp av til dømes datoar, vareslag og mengder. Kjøp/sal kan også vere såkalla "mappebasert". Det kan også skrivast på salsfakturaen eller ordren kvar varene stammar frå. Det er viktig å hugse på at kundane kan vere avhengige av dei same referansane for å kunne utferde opphavsbevis.
Produksjonsbedrift, uttak til produksjon
Innkjøp må dokumenterast som nemnt over. Den enkelte produksjonen må identifiserast ved til dømes nummer/år eller dato. Det må også på ein eller annan måte gå fram kva råvarer som har gått med til den enkelte produksjonen. Dette kan gå fram av lagerrekneskapen, av ein produksjonsrekneskap eller ein produksjonsrapport, eventuelt ved merking av ferdigvara som viser tilbake til råvara.
Produksjonsbedrift, uttak til sal
Det må på ein eller annan måte gå fram kva ferdigvarer som faktisk er tekne ut ved det enkelte salet. Dette kan gå fram av lagerrekneskapen, eventuelt kan det vere påført ordren/salsfakturaen.
- Dersom vara har gjennomgått produksjon hjå ei bedrift med løyve til bokføringsmessig åtskiljing, må vara kunne sporast tilbake til ein positiv råvaresaldo av opphavsmateriale. Desse materiala må kunne følgjast tilbake til landinga slik at det kan konstaterast at vara er fanga og levert av eit norsk (EØS) fartøy.
- Dersom ein har løyve til bokføringsmessig åtskiljing og har valt salstidspunktet, skal opphavsrekneskapen vareta denne sporinga.
Dokumentasjon frå leverandøren
Det er eksportøren si oppgåve å dokumentere på tilfredsstillande måte at utferda opphavsbevis er korrekte. Derfor må eksportøren overfor dei lokale tollstyresmaktene leggje fram dei dokumenta og oversiktene som blir etterspurde, han må også vere til hjelp med å innhente dokumentasjon som leverandøren har.
Då det for fisk og annan sjømat er restriktive opphavsreglar, vil det vere behov for å kunne spore det enkelte eksporterte varepartiet tilbake til "bryggjekanten". Dokument som nasjonale leverandørerklæringar, transaksjonsoversikter mv. frå aktuelle leverandørar vil derfor vere viktige element med sikte på dette. Slike opplysningar og dokument må Tolletaten kunne etterprøve.
I samsvar med vareførselslova § 8-10 pliktar den opplysningspliktige å leggje fram den dokumentasjonen Tolletaten reknar som nødvendig for å kontrollere at utferda opphavsbevis er korrekte og at opphavet til varene er riktig opplyst. Ein eksportør som utferdar ei fakturaerklæring, når som helst må vere budd på å leggje fram alle nødvendige dokument som beviser opphavsstatusen til vedkomande produkt.
Oversikter og dokumentasjon frå leverandør kan eventuelt leverast direkte til Tolletaten dersom leverandøren ønskjer det. Som eit ytterlegare og generelt alternativ, kan system og/eller oversikter eventuelt anonymiserast slik at aktørane ikkje blir identifiserte i klartekst, men at koplingane ("linken") kjem fram ved hjelp av tilvisingar til bryggje-/sluttsetelnummer, inngåande og utgåande fakturanummer, mv.
Tolletaten kan utføre nærare kontroll hjå leverandøren dersom ein finn dette nødvendig.
Dokumentasjon av opphav på oppdrettfisk
For å utskiva opphavserklæring, må eksportøren kunna leggja fram ei nasjonal leverandørerklæring dersom fisken er kjøpt frå eit norsk oppdrettsanlegg. I tillegg må følgjande dokument på opphav for fisk oppdrettet i Noreg leggjast fram:
- Faktura frå oppdrettsanlegg med informasjon om kvar fisken var produsert
- Pakkeliste frå oppdrettsanlegg med informasjon om kvar fisken var produsert